« Houston, vous me recevez ? »​ – ou l’importance de la communication dans les sujets bien-être au travail et les outils qui fonctionnent !

Je remercie Loïc et Antoine de Newdeal de me laisser la parole sur Newdeal !

Dans un précédent article je dénonçais les détracteurs anti-contructifs du bien-être au travail. Passons aux propositions, aux idées !

Posons-nous la question : dans quelles situations avons nous de mauvaises réactions ? La colère est mauvaise conseillère, tout comme la peur ou le sentiment d’insécurité. Certaines situations peuvent dégénérer au travail lorsque la frustration et l’incompréhension s’amoncellent dans notre esprit. Comment éviter d’être à fleur de peau et de mal réagir lors d’un échange avec ses collègues ? Un seul mot : la communication ! Je dirais même une communication efficace.

  1. Les autres ne communiquent pas, je le vis mal

Vos horribles cachottiers de collègues ne communiquent pas, vous en souffrez. Pourquoi ? Plusieurs diagnostics sont possibles :

  • Vous avez l’impression d’être exclu des avancées des projets, et découvrir qu’ils ne se déroulent pas comme prévu, ou que plein de choses ont changé sans que vous soyez prévenus, vous rend hystérique. Vous faites partie de l’équipe, vous êtes investi dans le projet, et des décisions qui concernent directement votre travail sont prises sans que vous soyez avertis, ce qui vous fait perdre du temps et vous énerve prodigieusement. Vous avez l’impression d’être baladé par quelqu’un d’autre qui serait le décisionnaire et que votre travail n’est pas respecté. En effet, ça n’est pas agréable.
  • Vous ne voyez pas avancer le projet dans sa globalité et votre travail perd de son sens. On vous demande de faire une tâche dont vous ne comprenez pas le but, et comme vous ne voyez pas l’objectif final, vous ne pouvez pas mener à bien votre mission. Ce manque de sens vous fait perdre progressivement votre motivation. C’est normal, comment se sentir investi dans ces conditions ?
  • Vous avez l’impression d’être le(la) seul(e) à trimer. Vos collègues passent leur temps à se marrer ou a faire des pauses clopes. Ou alors ils passent des heures sur un sujet qui aurait du rendre dix minutes. Alors que vous, vous vous épuisez à la tâche ! Il y a de quoi hurler sur tout le monde.

Vous avez déjà ressenti cela ? Alors c’est que la communication dans vos équipes peut être améliorée. Prenons de la hauteur : peut-être que vos collègues ont aussi l’impression que vous ne communiquez pas, ou mal. Peut-être n’ont-ils pas la même vision des choses. Peut-être que ces situations dont vous souffrez ne sont que l’objet de mauvaises habitudes qui règnent dans les entreprises.

Communiquer n’est pas une chose qui se fait à tord et à travers, il y a des outils et des méthodes qui vont vous aider à faire cela de façon efficace.

2. Communiquer ne veut pas dire se faire fliquer

Au travail, il est important de communiquer dans trois situations :

  • Comment j’avance sur mon projet et mes tâches et quelles sont les décisions que j’ai du prendre.
  • Quels sont mes besoins
  • Mon feed-back sur les derniers évènements/projets/produits/livraisons/opération délicate/etc…

Dire à vos collègues sur quels sujets vous avez avancé, quels ont été les obstacles notables et le temps que vous y avez passé ne veut pas dire un retour très désagréable en arrière : à l’époque du pointage ou de la surveillance. C’est juste de la transparence ! Si vous expliquez que pour tel dossier (qui devait vous prendre 10 minutes, le temps d’un coup de fil) vous a pris une matinée parce-que votre interlocuteur a perdu le dossier et qu’il a fallut que vous contactiez cinq autres personnes, vos collègues comprendrons pourquoi ça a pris plus de temps. Bien sur, l’idée n’est pas de décrire en détail vos journées ! Mais si l’équipe sait exactement qui doit faire quoi, et les raisons du manquement dans les cas ça n’a pas pu être fait, cela permet d’éviter les SUPPOSITIONS ! Les amateurs des accords Toltèques, comprendront immédiatement la dangerosité de celles-ci, et pour les autres sachez simplement que généralement nous supposons mal et qu’il vaut mieux se renseigner avant de tirer des conclusions nocives. Et la transparence concerne aussi bien les salariés, que les managers ou même le boss. Ca donne une légitimité à tout le monde, et c’est comme ça que nait la confiance.

Dans cette hypothèse, chacun sait ce qu’il a à faire et sur quel délai. C’est plus facile pour bosser efficacement et évite les accidents de parcours. Je me permets même un conseil : si vous devez changer les plans, pour quelque raison que ce soit, prévenir et expliquer à vos collègues immédiatement de quel changement il s’agit les assure que vous respectez leur travail, et ce quelque soit votre niveau hiérarchique et votre légitimité à prendre les décisions pour le projet. Et cela leur évite de consacrer de l’énergie sur un sujet qui n’existe plus ou ne requière plus son intervention.

Ensuite, communiquer ne veut pas dire gémir, se plaindre, ou s’énerver contre un collègue ou plusieurs collègues ! Il faut savoir exprimer un besoin. Se lamenter trois minutes parce-que votre collègue n’a pas fait ceci ou cela fait perdre trois minutes de temps à tout le monde, ne changera rien, rendra votre demande incompréhensible et détruit le bon karma du projet. En revanche exprimer une demande claire, (de façon polie, par pitié, avec un s’il te plait et même un sourire si vous en avez la force), expliquer pourquoi cette demande est nécessaire, et demander un suivi de la réponse à cette demande est la seule méthode efficace. Qu’on vous dise oui ou non, l’important c’est que votre besoin soit exprimé que qu’en cas de refus vous sachiez pourquoi. Le plus insupportable c’est de ne pas avoir de réponse. Et si un de vos collègues est vraiment en dessous de tout et sape volontairement votre travail, vous pourrez compter sur l’appui des autres membres de votre équipe pour trouver des solutions.

Un autre petit conseil : mieux vaut dire deux fois les choses ! Considérer que votre collègue « sait déjà », parce-que c’est « évident » risque de vous envoyer droit dans le mur. Essayez de ne pas supposer, le temps « perdu » à expliquer en fera gagner par la suite grâce à votre demande bien comprise et les bonnes informations données.

Et quand quelque chose ne va vraiment pas, que l’équipe est a côté de la plaque, que vous avez très mal vécu une situation, que votre projet n’a pas fonctionné comme vous le souhaitiez, n’oubliez pas que toute l’équipe en sera victime. C’est le moment du feed-back. Dans le secteur de l’animation, chaque journée fait l’objet d’un feed-back et cette méthode fonctionne à merveille. En entreprise vous n’avez pas le temps, mais programmer un feed-back après chaque évènement marquant (la sortie d’un produit, l’organisation d’un évènement, un RDV client important,…) permet de se dire ce qui doit être amélioré pour les prochaines fois ! Chaque collègue a les outils pour faire un meilleur travail et progresser (et on progresse toute sa vie). C’est constructif, cela ne se transforme pas en tribunal, mais en labo d’amélioration. L’équipe en ressort plus forte et grandie. ATTENTION : le feed-back est aussi important quand tout s’est bien passé ! Pourquoi ? C’est le moment de valoriser le bon travail de chacun : reboost de motivation GARANTI ! ! !

3. Donnez-moi les outils miracle !

Je vais peut-être vous décevoir : il n’y a pas de formule magique. En fonction de votre entreprise et de vos projets, mais aussi de la personnalité de l’équipe, il y aura chaque fois une formule adaptée ! Il faut juste tester, élaborer, plusieurs formats de réunion. Surtout il faut éviter la réunionite qui ne sert à rien et met tout le monde à cran. Selon moi, la plus efficace pour la vie du projet au quotidien est la méthode de réunion de triage de l’holacracy ! Quand on est bien formé, c’est épatant. Juste pour vous faire saliver, nous avons parfois traité plus de quarante points en une heure.

Pour le feed-back, je reviens aux bonnes vieilles méthodes apprises en animation. Il en existe des dizaines, l’important est de varier pour permettre la même intensité dans la quête d’amélioration. Je rédigerai aussi un article dans ce sens.

Enfin, pour la transparence dans le travail quotidien, ma collègue flamant rose et mon boss ont élaboré un format sous forme de SUM : hyper efficace et rapide : deux fois 30 minutes suffisent par semaine. Et tout le monde est ravi.

Bien sur, il existe beaucoup d’outils, il suffit juste de trouver celui qui correspond au profil de votre entreprise. Il faut aussi que tout le monde se prête à l’exercice. Si certains ne sont pas convaincus au début, ils le seront au fur et à mesure par les bons résultats, il faut juste qu’ils acceptent de jouer le jeu les premiers temps. Un dernier conseil d’ailleurs : on vous donne la parole ? Parlez ! Demander d’être écouté c’est une chose, mais cela demande aussi de faire l’effort de s’exprimer. Même avec tous les meilleurs outils de réunion au monde, si vous ne vous exprimez pas, personne ne pourra deviner ce dont vous avez besoin : jetez-vous à l’eau.

Je tiens à préciser qu’acquérir de nouvelles habitudes, cela prend du temps : ces méthodes prennent quelques semaines voir quelques mois à être parfaitement rodées, mais elles en valent largement la peine ! Moins de conflits, plus de fluidité, plus d’efficacité, moins de frustration, plus de motivation,… et donc une équipe fidélisée à l’entreprise !

Alors ? Quand est-ce que vous testez ? :)

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