Réintérnaliser sa paie pour garder le contrôle

Jusqu’à présent, l’externalisation de la paie avait le vent en poupe. En effet, deux entreprises sur trois avaient confié cette mission à des cabinets comptables ou des entreprises spécialisées. Néanmoins, avec 1 salarié sur 3 qui a déjà constaté une erreur sur son bulletin, les TPE et PME commencent à reprendre la main et décident de réinternaliser la paie.

Les 8 questions de l’internalisation de la paie

Le choix du logiciel

Le secteur d’activité de la paie subit de nombreux bouleversements. De ce fait, qu’il soit en SaaS ou en « on premise », le logiciel de paie doit impérativement intégrer les dernières modifications légales, et conventionnelles. De plus, la gestion de la paie est différentes pour chaque entreprise. C’est pourquoi le logiciel de paie doit être paramétré spécifiquement pour votre entreprise afin que vos accords et usages soient directement intégrés dans la solution paie.

La protection des données des salariés

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur partout en Europe. C’est pourquoi il est devenu impératif de protéger les données de tous les collaborateurs. Le logiciel de paie doit donc posséder un espace de stockage sécurisé et l’accès aux données doit être simple pour procéder aux sauvegardes.

Les fonctionnalités du logiciel de paie

Avant toute chose, le logiciel de paie doit être intuitif et ergonomique. Le but principal de la réinternalisation de la paie est de gérer soi-même les paies de ses collaborateurs. De ce fait, il est nécessaire que le logiciel puisse permettre une gestion de la paie intuitive et flexible pour réduire le temps de formation à la solution paie et de réaliser plus simplement les paies.

Faut-il des fonctionnalités RH ?

La paie et les ressources humaines vont généralement de pair. Effectivement, la gestion des absences, des heures supplémentaires, des RTT et des congés sont directement impactées dans la paie. Il devient donc nécessaire de retrouver au sein de la solution paie, certaines fonctionnalités RH pour directement pouvoir saisir les informations dans le bulletin de paie.

Pour répondre à cette demande, il existe deux solutions :

  • Saisie des éléments variables par les RH

Le collaborateur fait par exemple une demande de congés à son service RH. Celui-ci, après acceptation de la demande renseigne le nombre de jours de congé dans le logiciel de paie.

  • Solution collaborative

Chaque collaborateur possède un espace personnel sur le logiciel de paie. Le salarié fait une demande de congés directement depuis son espace. Après acceptation de l’absence par le service RH, les congés sont automatiquement reportés sur le bulletin de paie.

Exporter les données

La solution paie doit permettre des exports de données (comptables, bancaires …) pour deux raisons. La première, purement paie, est que les données comptables doivent parvenir au cabinet afin de renseigner les dépenses dans les comptes afférents, de même, pour pouvoir verser les salaires des collaborateurs, il est indispensable que le logiciel de paie prévoie un export SEPA.

Dans une autre mesure, les professionnels des ressources humaines analysent de plus en plus les données de leur entreprise. Cela permet de recueillir un maximum de données pour, par exemple, procéder à une meilleure gestion des compétences ou des formations. L’analyse de données est bénéfique pour les entreprises qui souhaitent anticiper certaines évolutions telles que l’évolution de la masse salariale, ou repenser la stratégie RH.

L’accompagnement personnalisé

Internaliser la paie d’une entreprise ne veut pas dire que la personne chargée de la réalisation des paies sera seule face aux difficultés rencontrées. Avant de choisir votre solution paie, veillez à ce que l’entreprise prévoit une équipe dédiée pour vous accompagner au quotidien.

NewDeal : la solution paie faite pour vous

NewDeal est une solution paie en SaaS entièrement digitale et collaborative. Avec son équipe paie, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé au quotidien pour vous aider en cas de difficulté. De plus, les collaborateurs saisissent eux-mêmes leurs absences pour diminuer le nombre de tâches chronophages des administrateurs. Avec l’aperçu du bulletin en temps réel, vous, comme vos collaborateurs pouvez anticiper les éventuelles erreurs et éviter de procéder à des régularisations mensuelles.

Le paramétrage réalisé spécifiquement pour votre entreprise vous permettra également de gérer la Paie en suivant les accords et usages de votre entreprise.

NewDeal, c’est une équipe de 15 personnes qui ont à coeur de vous proposer la meilleure solution de paie et RH possible. Avec une veille légale et conventionnelle quotidienne, choisir NewDeal c’est opter pour un logiciel à jour, ergonomique et flexible.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter ici.

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