Report des congés payés : nos bonnes pratiques

Report des congés payés : nos bonnes pratiques

Il n’est pas exceptionnel que le 31 mai arrivant, certains de vos salariés n’aient pas pris l’intégralité de leurs congés payés. Comment réagir face à une telle situation ? Comment prendre la bonne décision selon les différents cas ? Nous allons vous aider à y voir plus clair.

Rappel des règles

Selon le code du travail, les congés s’acquièrent du 1er juin N-1 au 31 mai N et doivent être pris entre le 1er juin N et le 31 mai N+1. Une convention collective ou un accord collectif peuvent définir une périodicité différente, par exemple l’année civile.

Si cette règle de période glissante est posée par le Loi, cette dernière prévoit également que les salariés peuvent prendre, sur accord de leur employeur, des jours de congés dès qu’ils sont acquis, sans attendre la période suivante.

Un salarié doit bénéficier de deux semaines de congés payés consécutives entre le 1er mai et le 31 octobre et au total 4 semaines sur cette même période.

Les congés payés ont pour objectif de permettre au salarié de se reposer et donc de protéger sa santé. Par conséquent, si l’employeur peut fixer les dates de départ en congés payés, il ne peut pas faire obstacle à leur prise.

Enfin, la Loi prévoit qu’en cas d’annualisation du temps de travail un accord collectif peut prévoir que les congés payés acquis au cours d’une année civile soient pris sur l’année civile suivante.

Congés payés non pris en fin de période : les différentes situations

1- Vous avez été contraint de refuser les dates de congés proposées par votre salarié

Les congés payés sont un droit fondamental des salariés et vous devez permettre à vos salariés de les prendre dans le cadre fixé par la Loi.

Cependant, il peut arriver que cela ne soit pas possible dans certaines circonstances exceptionnelles.

Si vous devez faire face à une commande exceptionnelle ou à l’absence de plusieurs salariés, vous pourriez être amené à ne pas accéder aux souhaits de vos salariés en matière de départ en congés.

Si ce genre de décision est prise pour le bien de l’entreprise, elle ne doit pas avoir pour effet de réduire les droits de vos salariés.

Aussi, si au 31 mai votre salarié n’a pas pu prendre l’intégralité de ses congés payés, il conviendra de les reporter sur la période suivante et lui permettre de les prendre dans les plus brefs délais.

2- Votre salarié n’a pas posé l’intégralité de ses congés payés

Parfois, vos salariés ne pensent pas ou ne souhaitent pas prendre leurs 5 semaines de congés.

Si au 31 mai ils n’ont pas soldé leurs congés, ils sont en principe perdus ! Si cette règle est bien établie, il existe des circonstances particulières :

  • Il existe une pratique ou un usage dans votre entreprise sur le report des congés : dans ce cas, cela doit s’appliquer à l’ensemble de vos salariés,
  • Le report a fait l’objet d’un accord entre vous et votre salarié et sera donc effectif,
  • En dehors d’un usage ou d’un accord, vous pouvez accorder exceptionnellement et au cas par cas le report des congés payés.

3- Votre salarié a été absent et a été dans l’impossibilité de prendre l’intégralité de ses congés

  • Ce que dit la Loi : si votre salarié n’a pas pu prendre l’intégralité de ses congés en raison de son absence pour maternité, paternité ou adoption, ils seront automatiquement reportés sur la période suivante.
  • Ce que dit la jurisprudence : si votre salarié n’a pas pu prendre l’intégralité de ses congés en raison de son absence pour accident du travail, maladie professionnelle, accident de la vie privée ou maladie, il pourra en bénéficier à son retour que ce soit la période de congés suivante ou encore plus tard (N+2, N+3…).
  • Un report pour combien de temps ? La Cour de Justice de l’Union Européenne a institué cette possibilité de report mais n’autorise pas un report à durée illimitée. C’est aux instances nationales d’en préciser la durée maximale. Dans tous les cas, la durée du report doit dépasser « substantiellement » la période de référence. Par exemple, un délai de 9 mois est trop court mais un délai de 15 mois est suffisant.

Les bonnes pratiques RH

Suivre les compteurs de congés de vos salariés

Oui, cela paraît évident mais ce conseil est essentiel ! C’est à vous d’être vigilant sur la bonne prise des congés payés par vos salariés et cela à plusieurs titres :

  • Assurer le repos nécessaire de vos salariés,
  • Organisation des équipes,
  • Gestion des absences,
  • Droit au fractionnement,
  • Et prise des congés avant la fin de la période de référence !

Informer les salariés de la date butoir pour profiter de leurs congés payés

Si vous souhaitez que vos salariés soldent leurs jours de congés avant le 31 mai, au risque de perdre les jours non pris, il est important de communiquer à ce sujet :

  • Soit par voie d’affichage,
  • Soit individuellement.

Cette communication peut intervenir à la fin du mois de mars ou du mois d’avril.

Encadrer le report

Si vous souhaitez mettre en place le report des congés payés dans votre entreprise, il est préférable de l’encadrer.

Vous pouvez par exemple :

  • Fixer le nombre de jours maximum pouvant être reporté,
  • Le délai sous lequel peuvent être pris ces jours,
  • Les circonstances permettant de bénéficier de ce report…