Comment réussir à déconnecter pendant les vacances ?

Pour beaucoup de cadres et de chefs d’entreprises, le mot « vacances » n’est pas synonyme de déconnexion. Entre vérification des mails et traitement des urgences, les cadres déclarent à 27 % travailler sur le temps de vacances. Plus important encore, 45 % des chefs d’entreprises affirment également travailler pendant leurs congés.

Pourtant, prendre des congés est essentiel pour pouvoir ensuite augmenter sa productivité. Découvrons ensemble, quelques astuces pour bien déconnecter pendant les congés.

S’organiser pour ne pas stresser

Pour éviter de se connecter sans cesse à sa boîte mail ou regarder son téléphone, il est nécessaire de s’organiser et prioriser les tâches avant de partir. Avec l’aide d’une checklist que vous aurez établie, vous pourrez hiérarchiser les missions les plus urgentes et celles qui peuvent attendre. Aussi, il est inutile de commencer un dossier juste avant de partir en congé, car vous allez y penser durant vos vacances ou vous ne saurez plus où vous en êtes en revenant au bureau.

Déléguer c’est anticiper

Vos collègues / employés sont là pour vous aider. En mettant en place un système de back-up, vous pouvez partir plus sereinement en congé. Toutefois, n’oubliez pas de briefer votre back-up afin qu’il puisse s’imprégner des dossiers. Dans une autre mesure, envoyez un mail à vos clients pour les prévenir de votre absence et pour les informer qu’une personne prendra le relais pendant vos congés. Prévenir vos équipes et vos clients puis créer un message automatique est un bon moyen d’éviter de retrouver votre boîte mail pleine.

déconnecter en vacances

Des gestes simples pour déconnecter

Une astuce des plus simples, mais angoissantes pour les professionnels, est de supprimer la synchronisation de la boîte mail. Pas de notifications, pas de mails, seulement les urgences quand ce sont vos collaborateurs qui vous appellent directement. Pour Maël Bernier, directrice de la communication et porte-parole du courtier Meilleurstaux.com, déconnecter est vraiment compliqué. Mais en s’obligeant à regarder son téléphone uniquement le matin et le soir, elle arrive petit à petit à prendre le temps de se relaxer.

Si vous êtes tout de même stressé par le travail, vous pouvez conserver votre téléphone professionnel si vous en possédez un. Toutefois, ne répondez qu’aux appels qui ont préalablement laissé un message évoquant une demande urgente et seulement durant un créneau horaire bien précis. Ainsi, vous pourrez garder l’esprit tranquille durant votre séjour.

Autre solution, bien que plus radicale, privilégiez des destinations où le réseau ne passe pas. Dans ce cas, aucun risque d’être tenté de regarder son téléphone.

Profitez des vacances pour une meilleure productivité

Si vous voulez conserver votre productivité et accroître votre chiffre d’affaires, il est essentiel de vous vider la tête et de profiter de vos vacances ! Votre cerveau et votre corps ont besoin de se reposer pour pouvoir revenir au bureau en pleine forme !

Alors, oubliez le travail et octroyez-vous le droit de lâcher prise pendant quelques semaines.

Bonnes vacances

Tout ce qu’il faut savoir sur le recrutement d’un stagiaire

Votre entreprise se développe et est en pleine croissance. Pour allier augmentation de personnel et économie, le recrutement d’un stagiaire peut s’avérer être une solution idéale. Pour votre stagiaire, la convention de stage lui permettra d’allier la partie pratique avec l’aspect théorique de sa formation. Dans les deux cas, la convention de stage semble être une solution gagnante.

Recruter un stagiaire : pour quelles raisons ?

Quand vous décidez de recruter un stagiaire, vous pensez aux aspects économiques que cela va procurer à votre entreprise. Vous n’avez pas tort. Si le stage en question est supérieur à une durée de deux mois, une gratification de stage sera obligatoire (3,75 € par heure pour 2019).

De plus, un stagiaire a pu acquérir tout au long de sa formation des compétences théoriques. Il pourra donc les mettre en pratique au sein de votre entreprise pour parfaire son expérience terrain et participer au développement de votre entreprise. Le recrutement d’un stagiaire est aussi un levier pour analyser les compétences de l’apprenant. En effet, si vous avez dans l’optique de lui proposer un contrat à la fin de sa formation, la période de stage sera un bon moyen pour évaluer ses savoir-faire et ses savoir-être.

Enfin, le recrutement d’un stagiaire va permettre au jeune étudiant de mettre un premier pied dans le marché de l’emploi ce qui contribuera à son insertion dans la vie active.

Des démarches administratives simplifiées

Pour recruter un stagiaire, rien de plus simple. Soit ce dernier vient directement vous démarcher, soit c’est vous qui décidez de publier une annonce.

Un étudiant est venu m’apporter un CV

Vous avez reçu le CV d’un jeune apprenant désireux de faire un stage au sein de votre entreprise. Dans le cas où le profil vous intéresse, vous devez dans un premier temps lui confirmer votre souhait de le prendre en stage. Ensuite, l’école prendra le relais et viendra vers vous pour officialiser le recrutement du jeune étudiant.

Vous décidez de chercher un stagiaire

Dans la situation où le recrutement d’un stagiaire est de votre choix, vous pouvez aisément prendre contact avec une ou plusieurs écoles. Après avoir rédigé votre annonce, le service entreprise des écoles proposera votre entreprise aux différents apprenants à la recherche d’un stage.

Dans les deux cas, une fois que vous avez recruté le jeune stagiaire, ce dernier préviendra alors son école pour que cette dernière procède à la réalisation de la convention de stage. Celle-ci sera émise en trois exemplaires :

  • un exemplaire pour vous
  • un exemplaire pour l’école
  • un exemplaire pour le jeune stagiaire

De ce fait, les trois parties devront signer la convention de stage pour valider la période de formation en entreprise. Il vous faudra également définir un tuteur qui suivra la période de formation pratique tout au long du stage de l’apprenant. Cette obligation légale va permettre d’une part de faire évoluer les compétences du stagiaire, et d’autre part de maximiser la rentabilité du jeune apprenant au profit de l’entreprise d’accueil.

Quelques formalités

Combien puis-je prendre de stagiaires ?

L’accueil du nombre de stagiaire est régi selon l’effectif de votre entreprise :

  • entreprises de moins de 20 salariés : 3 stagiaires maximum (ou 5 pour les stages obligatoires)
  • entreprises 20 salariés et plus : 15 % de l’effectif

Quel est le statut du stagiaire ?

Le stagiaire n’est pas un salarié. De ce fait vous n’avez pas à procéder à la DPAE. De même, il n’y a pas de salaire à verser, ni de visite médicale à prévoir. Pour les stagiaires, les accords d’entreprises ou la convention collective n’est pas applicable. Enfin, concernant la journée de solidarité, l’apprenant n’étant pas compté au sein de l’effectif de l’entreprise, ce dernier n’a pas à effectuer cette journée.

Néanmoins, il est obligatoire d’inscrire le stagiaire dans le registre du personnel, et plus précisément dans la partie prévue à cet effet.

Le stagiaire a-t-il des congés ?

Comme ce dernier n’est pas salarié de l’entreprise, le stagiaire n’acquière pas de congés payés. Toutefois, dans le cas de paternité, maternité ou d’adoption, l’apprenant bénéficie, au même titre que les salariés, de l’autorisation d’absence prévue par la loi.

Cotisations sociales et protection sociale

Si la gratification du stagiaire n’excède pas 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 25 € pour 2019, aucune cotisations salariales et patronales ne sont dues.

Concernant la protection sociale, si la gratification n’excède pas le plafond horaire de la sécurité sociale, l’apprenant bénéficiera de la protection du régime général. Dans ce cas, selon le décret 2006-1627 du 18 décembre 2006, la couverture sociale en matière de maladie professionnelle et accident de travail sera assurée par l’école.

Si la gratification du stagiaire est supérieure au plafond de la sécurité sociale, la protection du stagiaire sera assurée par l’entreprise d’accueil.

Si le contrat de travail devenait un véritable engagement ?

Le contrat de travail est un document écrit, rédigé par l’employeur, qui définit le cadre pour le poste d’un collaborateur. Il indique les missions, le taux horaire, le nombre d’heures et parfois il comporte des clauses spécifiques comme la clause de confidentialité, de non concurrence etc. Appelé autrefois « contrat de louage de service », ce n’est qu’en 1973 que le terme « contrat de travail » devient officiel. Bien que différentes lois soient venues améliorer les conditions de travail des salariés, le fond du contrat lui, n’a pas évolué. Mais à l’heure où la relation entre les salariés et le travail évolue, le contrat de travail ne devrait-il pas être modifié ?

Le contrat de travail : un manque d’accord entre les parties

Le contrat de travail définit le cadre entre l’entreprise et le salarié. Il indique les indications relatives au poste de travail et la rémunération d’un collaborateur. Néanmoins, depuis l’entrée des millennials sur le marché du travail, la relation employeur/employé a été bousculée. Les entreprises doivent encore s’adapter pour attirer et fidéliser les collaborateurs. Pour cela, la création des start-up, l’arrivée des entreprises libérées, le télétravail ou encore les espaces de détente aménagés ont vu le jour. Cependant, le contrat de travail a été le seul point qui n’a pas vu de réelle modification.

En effet, les nouveaux salariés souhaitent que les employeurs soient vraiment engagés dans leur bien-être au travail, et ces derniers sont à la recherche d’une grande motivation de la part de leurs salariés. Vous pensez que cela va de soi ? Vous vous trompez. Même si le Président de la République a la volonté de faire changer le système du travail traditionnel, le fond n’a pas évolué notamment pour les TPE et PME, qui représentent 80 % des entreprises françaises.

Finalement, aucun texte de loi n’a été assez en profondeur sur la relation entre l’employeur et le salarié, et c’est là tout le problème.

Contrat

Modifier le contrat de travail pour dynamiser le marché du travail

Le bien-être au travail et la performance des salariés sont étroitement liés si l’on en croit les nombreuses études à ce sujet. De ce fait, en modifiant le contrat de travail pour y inclure un article sur la relation employeur/employé, cela permettrait d’augmenter non seulement la performance de l’entreprise mais également la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Effectivement, la motivation des salariés passe par l’ambiance générale en entreprise, et la pérennité de cette dernière passe par l’engagement et la motivation de ses collaborateurs. La question à se poser est : est-ce que le manque de réforme à ce sujet est dû au fait de considérer comme normal l’engagement salarial et la QVT, ou est-ce que cet aspect est-il considéré comme secondaire ?

Penser que la relation employeur/employé est normale est une erreur

Dans ce cas, même si à première vue un salarié intégrant une entreprise est motivé, cela ne signifie pas forcément qu’il est pleinement engagé dans la croissance et la pérennité de l’entreprise. L’engagement est le fait de réaliser ses missions avec un réel intérêt et de façon proactive afin de permettre à l’entreprise une réelle création de valeur.

De l’autre côté, bien que les mentalités aient évolué ces dernières années, il serait erroné de penser qu’un employeur se préoccupe automatiquement et systématiquement du bien-être et de la qualité de vie au travail de ses salariés. Au même titre que les salariés, le manager, le chef d’entreprise et tous les membres du Codir doivent tenir un véritable engagement en matière de qualité de vie des salariés.

Croissance entreprise

Penser que la relation entre l’employeur et l’employé est secondaire

Trop souvent entendu, notamment dans les grandes entreprises, il est important de rappeler que l’aspect relationnel entre la hiérarchie et les collaborateurs est un réel levier pour la pérennité de l’entreprise. Une entreprise où les salariés ne se sentent pas bien et dans laquelle la QVT est relayée second plan ne peut pas être performante. Dans cette même logique, les salariés auront plus de mal à se sentir bien au sein de leur entreprise si celle-ci n’est pas pérenne.

Pour ces raisons, il paraît primordial de modifier le contrat de travail afin d’y inclure un article ayant pour vocation de valoriser la relation employeur/employé.

Une charte QVT dans un premier temps

En attendant que les politiques prononcent une loi en faveur de la relation entre l’employeur et l’employé, les entreprises pourraient mettre en place une charte QVT. Celle-ci reprendrait différents points que l’entreprise a mis en place afin de favoriser le bien-être au travail de ses salariés. En contrepartie, les salariés s’engageraient à donner le meilleur d’eux même dans leurs tâches quotidiennes et de respecter une politique d’engagement avec l’entreprise pour laquelle ils travaillent.

La charte QVT pourrait être un moyen efficace de repenser les codes du travail et notamment le relationnel entre les différentes parties internes à l’entreprise. Car, des salariés contents, contribuent à la croissance de l’entreprise et vice versa !

QVT

La semaine de quatre jours : réalité ou utopie ?

De plus en plus d’entreprises sont soucieuses du bien-être de leurs salariés dans le but d’accroître leur productivité. Pour cela, certaines d’entre elles ont testé la semaine de quatre jours. D’après les testeurs, cette méthode d’organisation du temps de travail s’est avérée bénéfique tant au niveau de la productivité qu’au niveau organisationnel. Mais comment mettre en place la semaine de quatre jours et est-ce réellement bénéfique ?

Comment organiser la semaine de quatre jours ?

La semaine de quatre jours peut se moduler de différentes façons :

  • en réduisant le nombre d’heures de travail ;
  • en augmentant l’amplitude journalière ;
  • en enlevant juste un jour de travail sans modifier la plage horaire.

Le principe de base de la semaine de quatre jours est de conserver le même salaire qu’avec la semaine de cinq jours mais en travaillant un jour de moins. Pensée dans les années 90 via le projet de loi Robien, les lois Aubry, sont venues abroger la semaine de quatre jours et banaliser la semaine de cinq jours.

La semaine de quatre jours : facteur de productivité ?

Olivier Sales, fondateur de Love Radius, l’entreprise British Telecom, Claude Prigent CEO de Yprema, BaseCamp ou encore l’entreprise Néo-zélandaise Perpetual Guardian sous tout autant d’entreprises qui ont opté pour la semaine de quatre jours.

Dans tous les cas, le bilan reste le même : une augmentation de cinq points de la productivité et une diminution de sept points du stress ressenti par les salariés. Depuis 1997, l’entreprise Yprema a opté pour organiser la semaine de quatre jours pour 80 % de ses salariés. Pour compenser la perte d’un jour de travail, la plage horaire de présence dans l’entreprise a augmenté. À contrario, l’entreprise Perpetual Guardian a fait le test pendant deux mois de proposer à ses salariés de travailler seulement quatre jours par semaine mais payé cinq.

Aussi étonnant que cela puisse paraître, l’entreprise n’a pas perdu au change, bien au contraire. Avec des salariés plus motivés et plus productif, l’entreprise n’a pas vu de différence sur l’aspect financier. En effet, en travaillant un jour de moins, les salariés ont dû trouver de nouvelles méthodes de travail et apprendre à mieux s’organiser afin de répondre aux objectifs de l’entreprise. De ce fait, moins de présentéisme, moins de temps passé à surfer sur le web et plus de concentration ont permis à ces entreprises de voir rapidement les bénéfices de la semaine de quatre jours.

La semaine de quatre jours attire les salariés

Selon l’étude The Workforce View in Europe 2019 menée par ADP, 56 % des salariés interrogés affirment préférer travailler quatre jours au lieu de cinq. Pour ce faire, 78 % d’entre eux souhaiteraient agrandir leur plage horaire afin de conserver la même rémunération alors que 22 % choisiraient de diminuer leur temps de travail quitte à gagner moins.

Toujours est-il que la semaine de quatre jours motive les collaborateurs qui se disent être plus performant et avoir un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle. En effet, les salariés pratiquant la semaine de quatre jours estiment avoir plus de temps pour se consacrer à leurs occupations personnelles. En d’autres termes, les entreprises ayant modifié le temps de travail au sein de leur structure ont toutes avoué ne pas vouloir revenir à la semaine de cinq jours.

Des semaines plus courtes mais autant de tâches

Si la majorité des collaborateurs affirment préférer la semaine de quatre jours, tout n’est pas tout rose. Effectivement, même si la durée du travail est réduite ou aménagée, les tâches, les réunions et la quantité de travail ne diminue pas. C’est pourquoi, certains salariés se sentent plus soumis au stress et à la pression. De plus, ces derniers regrettent que la vision du travail n’ai pas autant eu de changements que prévus. Enfin, selon le secteur d’activité de l’entreprise ou sa structure il est parfois impossible de mettre en place une réforme aussi importante.

Remanier les semaines de travail implique également une profonde modification de l’organisation. Par exemple, il devient indispensable de posséder un système de renvoi d’appel ou de chat instantané. Au sein de l’entreprise Yprema par exemple, au service des ressources humaines, les trois salariés en poste avaient des tâches prédéfinies. Cependant, en instaurant la semaine de quatre jours, les trois collègues ont dû apprendre les tâches des unes et des autres afin de ne pas bloquer le bon déroulement de la journée en cas d’absence. Finalement, la masse de travail ne désemplit pas et se sont aux salariés à s’adapter quitte à parfois faire les tâches de plusieurs personnes.

La semaine de quatre jours en France

Pour le moment, les entreprises pratiquants la semaine de quatre jours restent rares. En effet, les entreprises françaises ont le sentiment que retirer un jour de travail va être contre-productif et que les objectifs ne seront pas atteints. De plus, comme expliqué précédemment, la semaine de quatre jours ne peut s’appliquer dans toutes les structures. Par exemple, une start-up avec de petits effectifs et son importante charge de travail, n’a pas la possibilité de retirer un jour de travail. Le problème est le même dans les grandes entreprises ou repenser une organisation nécessite un travail titanesque.

Ainsi, peut-être qu’un jour la semaine de quatre jours entrera dans les mœurs, mais pour l’heure il semble assez utopique que cette méthode de travail devienne une généralité.

 

Comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

L’intégration des nouveaux collaborateurs est bien plus qu’une simple formalité. En effet, l’étude du cabinet Mercuri Urval a démontré que 40 % des nouveaux salariés souhaitent mettre fin à leur période d’essai. Évidemment, une mauvaise intégration n’est pas le seul facteur de démotivation, mais une bonne intégration des salariés permettra de conserver leur enthousiasme de départ.

Le pré-boarding : étape indispensable dans le processus d’intégration

Intégrer un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise se prépare et commence avant que le salarié débute son contrat. Effectivement, il ne suffit pas de faire le tour des bureaux et de présenter le nouveau collaborateur à l’ensemble de l’équipe. Le processus d’intégration démarre à l’instant même où vous avez trouvé votre perle rare.

Pour montrer à votre collaborateur qu’il est attendu, n’hésitez pas à préparer en avance les documents administratifs relatifs à l’embauche d’un nouveau collaborateur :

  • Son contrat
  • Les documents de sécurité sociale et de mutuelle
  • La DPAE

Aussi, aménagez-lui son poste de travail. Passez un petit coup de chiffon pour nettoyer son bureau ou anticipez la commande d’un nouveau bureau si vous n’en avez pas. Un collaborateur qui arrive en entreprise et qui ne dispose pas d’un poste de travail aura le sentiment que son arrivée importe peu à l’entreprise et votre marque employeur en sera directement impactée.

Enfin, la pratique du mail ou du SMS est de plus en plus répandue. Si entre le recrutement et le premier jour du collaborateur, le délai dépasse une semaine, envoyez-lui un message pour lui rappeler les horaires d’arrivée, le dress-code, que l’entreprise dispose de café ou thé si tel est le cas. Cette attention qui peut paraître anodine, va transmettre une image de marque soucieuse de ses collaborateurs.

Comment réussir le premier jour de votre salarié ?

C’est le jour J ! Votre collaborateur commence aujourd’hui. Si votre entreprise a un effectif de moins de 20 salariés et que le télétravail est pratiqué, demandez à vos employés d’être présent ce jour-là afin de faire connaissance avec leur nouveau collaborateur.

Le premier jour de votre salarié est sans nul doute le plus important. La première impression que votre collaborateur aura de votre entreprise sera directement liée à votre processus d’intégration. Gardez-vous du temps pour expliquer à votre collaborateur la culture d’entreprise, son poste, ses missions, les valeurs de votre entreprise etc.

Le premier jour pour un nouveau collaborateur est toujours stressant. Une nouvelle entreprise, une nouvelle équipe, de nouvelles missions. Tant de facteurs qui peuvent influencer positivement ou négativement la motivation de votre salarié. C’est pour cela que le processus d’intégration d’un salarié est réellement important. Vous pouvez par exemple mettre en place :

  • Un starter pack
  • Un parcours de présentation avec vos équipes
  • Un parcours de formation
  • Un séminaire d’intégration
  • Un petit déjeuner ou un déjeuner d’équipe
  • Un point feedback pour récolter les ressentis de votre collaborateur

Actuellement, 65 % des entreprises n’ont pas de politique d’intégration. Toutefois, à l’heure où les recrutements sont de plus en plus difficiles, votre politique d’intégration sera un avantage concurrentiel non négligeable pour attirer mais surtout fidéliser vos salariés.

L’intégration : une pensée à long terme

Une fois que le processus d’intégration a été appliqué, votre salarié peut occuper son poste. Néanmoins, ce serait une erreur de penser que l’intégration de votre salarié s’arrête à cette étape. N’oubliez pas que la législation prévoit une période d’essai plus ou moins longue selon la nature du contrat de votre salarié et son statut.

20 %, c’est le nombre de salariés qui mettent terme à leur contrat de travail durant la période d’essai. Pour éviter de perdre votre nouveau collaborateur, prenez le temps de transmettre toutes les informations dont votre salarié a besoin. Une prise de poste implique de nouvelles procédures et de nouvelles méthodes de travail. De ce fait, il faut au minimum un laps de temps de six mois pour que le nouveau collaborateur intègre la totalité des processus et prenne en compte les objectifs de l’entreprise.

L’après période d’essai doit servir à consolider le lien employeur/employé afin de finaliser correctement la période d’intégration. N’oubliez pas de prendre en compte la personnalité de vos employés. Les plus extravertis se sentiront plus facilement intégrés que les personnalités introverties ou les personnes timides. Chaque personne est différente, les capacités d’assimilation et les méthodes d’apprentissage ne sont pas les mêmes suivant vos collaborateurs. Aussi, suivant la complexité du poste, la période d’intégration sera plus ou moins longue.

Enfin, les processus d’intégration doivent être plus flexibles et s’adapter plus rapidement au marché et aux attentes des candidats. Nous sommes dans une ère où ce n’est plus aux candidats à s’adapter à l’entreprise, mais bien à l’entreprise à s’adapter aux candidats.

Vos équipes ont un rôle à jouer

Un nouveau salarié intègre une entreprise où les équipes sont déjà faites. Vos salariés doivent être avenants envers leur nouveau collègue pour favoriser son intégration. En effet, même si votre processus d’intégration est bien défini, si vos équipes ne sont pas dans une optique d’intégration, le nouvel arrivant ne se sentira pas à sa place et aura plus de chances de rompre sa période d’essai.

N’oubliez pas que ce n’est pas à un nouvel arrivant de s’intégrer seul, mais à l’ensemble des membres de l’entreprise de le faire entrer dans le cercle !

 

 

Office Manager : un métier qui ne cesse d’évoluer

Aujourd’hui nous allons laisser la parole aux équipes d’office manager de Kavalry. Cette start-up spécialisé dans l’office management à la demande nous livre les bénéfices d’avoir un Office Manager en entreprise ! En effet, qui de mieux que des spécialistes en la matière pour vous parler d’un nouveau métier qui ne cesse de prendre de l’ampleur ?

L’Office Manager : un nouveau métier

Nous sommes entrés dans une ère où le nombre de startups et PME ne cesse d’augmenter. La concurrence est rude sur certains marchés, poussant les dirigeants à devoir se consacrer à 100 % sur leur business et stratégies d’entreprise. Un manque de temps important pour les dirigeants pour gérer l’administratif et la vie de bureau se fait ressentir.

C’est pour combler ce besoin qu’est né un nouveau métier : l’Office Manager !

En effet, de plus en plus demandé par les petites et moyennes structures, l’OM est une solution intéressante pour répondre aux besoins des dirigeants et leur permet ainsi un gain de temps non négligeable.

Apparu il y a une dizaine d’années en France, l’Office Manager est devenu un véritable couteau suisse de l’entreprise et possède différents noms : on le nomme parfois bras droit du dirigeant voire super assistant !

Avec pour objectif principal de libérer du temps pour le dirigeant de l’entreprise, l’Office Management est un métier qui couvre en réalité de multiples fonctions. L’OM est amené à exercer des missions indispensables pour le bon fonctionnement et la santé financière de l’entreprise : les missions administratives, de la gestion de la facturation des clients jusqu’au métier de RH comme gérer les notes de frais, suivi de congé représentent la plus grande partie du travail de l’OM.

L’Office Manager : métier indispensable aujourd’hui

En parallèle, et ce depuis quelques années, le bien-être au travail est devenu un enjeu majeur de la stratégie d’entreprise. L’Office Manager peut être amené à gérer la vie de bureau et d’équipe de l’entreprise comme organiser des événements internes et externes, gérer les prestataires et les commandes de fournitures de bureau. Des missions diverses et variées qui rendent ce métier palpitant et évolutif chaque jour, impossible de s’ennuyer en étant OM !

Véritable bras droit de la Direction Générale, l’Office Manager doit être polyvalent, organisé et avoir une forte capacité d’adaptation pour devenir un acteur incontournable de la coordination de l’entreprise. De plus, avec l’explosion des outils numériques, l’Office Manager doit être capable de s’adapter et d’utiliser ces différents outils pour tirer le meilleur profit de son précieux temps.

Pour devenir Office Manager, pas de formation particulière ! Ce métier est à la portée de tous et a pour objectif de gérer des tâches importantes tout en gardant la tête froide.

Kavalry : La solution d’OM pour votre entreprise

Kavalry est un nouvel acteur dans le secteur et créateur de l’office management à la demande. Fondée sur un concept atypique de Kavaliers missionnés chez les clients pour des missions de courtes et longues durées, l’entreprise a créé sa propre academy pour former la nouvelle génération d’Office Manager !

Kavalry

Vous l’aurez bien compris, l’Office Manager est un métier très diversifié où vous n’aurez pas le temps de vous ennuyer !

Gérer la fin de contrat d’un collaborateur avec bienveillance

Malgré plusieurs tentatives, vous n’avez pas trouvé de solution pour que la relation de travail avec votre collaborateur puisse perdurer. De fait, vous n’avez plus d’autre choix que de vous en séparer. Rompre un contrat de travail peut devenir une source de stress non négligeable tant pour vous que pour votre collaborateur, notamment quand la décision n’émane pas de ce dernier.
C’est également une épreuve en tant qu’employeur ou manager car personne ne vous prépare à gérer ce type de situation.

Comment va-t-il prendre la nouvelle ? L’ambiance au sein de l’équipe va-t-elle être impactée ? Comment conserver une bonne relation avec mon collaborateur ?

Toutes ces questions sont légitimes. Pour vous accompagner dans ce moment difficile, voici quelques conseils qui peuvent vous permettre de de préserver au maximum la relation avec votre collaborateur.

Les procédures sont là pour vous protéger

Le respect des procédures légales va dans un premier temps permettre de vous protéger contre toute attaque en justice de votre collaborateur.

Pour conserver votre réputation et celle de votre entreprise intacte, il faudra bien vous renseigner sur les formalités à suivre. En effet, selon le type de contrat que vous avez signé avec votre collaborateur, les procédures et formalités diffèrent les unes des autres.

Aménagez un lieu propice à la discussion

Le lieu de réunion doit être propice à la communication. Si vous êtes constamment dérangé par votre équipe, vous ne pourrez pas vous concentrer sur la rupture de contrat de votre collaborateur. En toute logique, celui-ci aura un sentiment de dévalorisation puisque la confidentialité et l’intimité recommandée dans ce cas précis ne sera pas respectée.

Pour ces raisons, le choix du lieu de réunion ne doit pas être facultatif. C’est la première image que votre collaborateur retiendra de cet entretien.

L’empathie pour trouver les mots justes

Lors de votre réunion avec votre collaborateur, gardez en tête que vous annoncez à votre collaborateur son départ. Imaginez son ressenti pour pouvoir trouver les mots justes et lui expliquer votre décision.

Annoncer une rupture de contrat ne doit pas être une surprise pour votre collaborateur. En amont de votre décision, il vous faudra vous réunir à plusieurs reprises pour lui laisser l’opportunité par exemple de modifier ses méthodes de travail et rester au sein de votre entreprise. Il convient également de notifier par email un résumé de vos échanges sur ces points structurants.

Réunion de licenciement

Adaptez la fin de contrat au contexte

À moins que votre collaborateur ait commis une faute sérieuse, proposez-lui en priorité une rupture conventionnelle s’il est en CDI ou CDD. Dans le cas où votre collaborateur est en freelance ou en intérim, lui offrir un préavis d’un mois lui permettra de rebondir et de chercher un autre emploi. La perte d’un emploi est toujours un sujet anxiogène pour un collaborateur car elle impacte directement sa situation financière.

Privilégiez la communication et l’échange

La bienveillance envers un collaborateur passe également par la communication. Prenez le temps de lui expliquer votre position et votre ressenti avant de lui annoncer votre souhait de rompre son contrat. Une annonce trop brusque risquera de le braquer et vous ne serez plus en capacité de conserver un climat propice à la discussion.

Pensez à laisser votre collaborateur s’expliquer et poser ses arguments, tout en gérant le déroulé de votre entretien afin de pouvoir aborder l’ensemble des points clés.

Entretien préalable

Valorisez votre collaborateur malgré le contexte

Pendant toute la durée du contrat, votre collaborateur aura réalisé des tâches et des missions avec succès. Il est important de reconnaître ses compétences et le travail réalisé afin de créer inutilement des sources de tensions.

Retracer les points positifs d’une relation de travail va également permettre à votre collaborateur de ne pas perdre confiance en ses capacités, ce qui est important pour la suite de sa carrière.

Accompagnez votre collaborateur jusqu’à la fin

Dans la cadre d’une fin de contrat, votre collaborateur peut ne pas comprendre, se taire ou même se braquer.
Votre rôle sera, dans la mesure du possible, de l’accompagner et de faire en sorte que la fin de sa mission au sein de votre entreprise se passe le plus sereinement possible.

Certaines entreprises proposent parfois à leurs collaborateurs de choisir eux-mêmes leur calendrier de sortie et la façon dont ils souhaitent annoncer la nouvelle à leurs collègues. En effet, il n’est jamais agréable et valorisant d’annoncer que l’on a été remercié.

Enfin, si des missions sont toujours en cours, accompagnez votre collaborateur pour les mener à terme avant son départ. Prendre le temps de bien finir toutes les actions en cours sera bénéfique pour l’entreprise, et votre collaborateur sentira également qu’il n’est pas poussé dehors.

Mettez-vous à la place de votre collaborateur

Comment préféreriez-vous apprendre une fin de collaboration ? Gardez constamment cette question en tête afin de rester bienveillant face à votre collaborateur.

Les titres-restaurant : un avantage de plus en plus encadré

Qu’ils soient en tickets ou en carte, les titres-restaurant sont utilisés par quatre millions de salariés en France. Même si toutes les informations relatives à l’utilisation de ces titres figurent au dos des tickets ou sur le site du distributeur, peu de français ont pris le temps de lire ces indications. Toutefois, l’utilisation des titres-restaurants est très encadrée. En effet le Code du travail régit leur utilisation et la Commission Nationale des Titres Restaurant (CNTR) veille à ce que la loi soit respectée.

Les titres-restaurant : un acquis social

Nés en Angleterre de l’idée du Docteur Winchendron pour faciliter l’accès au déjeuner du personnel de sa clinique, c’est en 1957 que l’idée est reprise en France avec les bons-repas puis en 1962 avec la société « Le chèque-restaurant ». Aujourd’hui les titres-restaurant sont devenus un acquis et sont distribués à près de quatre millions de salariés. Grâce à ces tickets, les commerçants et restaurateurs en retirent 15 % de leur chiffre d’affaires.

Avec les titres-restaurant papier, commerçants et restaurateurs se sont arrangés avec les salariés pour optimiser l’utilisation des titres-restaurant : paiement au-delà de 19 €, paiement pour d’autres produits que ceux prévus par la législation, utilisation des titres le dimanche ou hors région etc.

Pour contrer ce contournement de la loi, l’État a validé en 2014 la dématérialisation des titres-restaurant. Le leader du marché Edenred a annoncé la fin des tickets-restaurant papier au profit d’une carte.

Titre-restaurant : ce qu’il faut savoir

Les personnes qui connaissent parfaitement les règles des titres-restaurant sont peu nombreuses. Pour vous aider à y voir plus clair, nous allons faire un petit rappel des conditions d’utilisation.

Les titres-restaurant sont nominatifs

Seuls les salariés travaillant pour l’employeur ayant mis en place les titres-restaurant peuvent en bénéficier. La CNTR rappelle à cet effet, que seuls les titres-restaurant sont uniquement prévus pour le bénéficiaire. Ces derniers sont donc nominatifs.

Le nombre de titres-restaurant à utiliser quotidiennement

La loi prévoit un maximum de 19 € par jour. Légalement, vous ne pouvez donc pas fournir autant de titres-restaurant que vous voulez aux commerçants et aux restaurateurs. De plus, la législation indique que vous ne pouvez utiliser qu’un seul titre-restaurant papier par repas. Cependant, l’utilisation de deux titres-restaurant est tolérée.

La péremption des titres-restaurant

Les titres-restaurant ont une date de fin, cependant, vous pouvez continuer à les utiliser jusqu’à deux mois après leur date de fin. La date de fin étant au 31 décembre de l’année N, vous pouvez donc les utiliser jusqu’à fin février de l’année N+1.

Les titres-restaurant en grandes surfaces

Théoriquement, vous pouvez utiliser vos titres-restaurant en grande surface. Toutefois, la législation impose une catégorie de produits spécifiques afin d’être dans la légalité d’utilisation. L’utilisation des titres-restaurant en grandes surfaces a été plus encadrée depuis mars 2010. Ainsi, vous pouvez donc acheter à l’aide de vos titres-restaurant :

  • des sandwichs ;
  • des plats cuisinés (frais, surgelés ou en conserve) ;
  • des salades ;
  • des fruits et des légumes (frais, surgelés ou en conserve) ;
  • des produits laitiers.

Paiement des boissons alcoolisés avec des titres-restaurant

Il est interdit de vous procurer des boissons alcoolisées avec vos titres-restaurant. Même si la consommation a lieu pendant votre pause-déjeuner, vous ne pouvez régler votre boisson alcoolisée avec vos titres-restaurant.

Le rendu de monnaie

Les commerçants et les restaurateurs ne sont pas tenus de rendre la monnaie sur les titres-restaurant. Les professionnels doivent donc refuser vos titres-restaurant papier si le montant de votre achat est inférieur au montant de vos titres.

À quel moment utiliser ses titres-restaurant ?

Les titres-restaurant ne sont utilisables que les jours travaillés en semaine, soit du lundi au samedi. Seuls les salariés travaillant le dimanche et les jours fériés peuvent avoir une dérogation, à condition que l’employeur ait fait apparaître une mention spéciale prévoyant un élargissement du temps d’utilisation.

Calcul du nombre de titres-restaurant

Un seul titre-restaurant est compté par jour travaillé. Les salariés absents pour congés, maladie, maternité, paternité etc, ne bénéficient pas de ces titres durant leurs absences.

Prise en charge des titres restaurant

L’employeur doit prendre en charge entre 50 % et 60 % du montant des titres-restaurant. Pour être exonéré de cotisation de sécurité sociale, l’employeur peut prendre en charge jusqu’à 5,52 € de chaque titre pour l’année 2019.

Vers la digitalisation des titres restaurant papiers

L’État a annoncé en 2014, la dématérialisation des titres-restaurant. Pour le moment, peu sont les entreprises qui ont adopté la carte restaurant, mais le leader du marché, Edenred prévoit une totale dématérialisation des tickets-restaurant d’ici 2022.

Ce qui va changer en passant au digital

Nombreux sont les commerçants qui n’acceptent pas encore la carte restaurant. En effet, les commerçants et restaurateurs peuvent s’arranger avec le salarié qui paie en titres-restaurant afin de prendre en charge une note supérieure à 19 € journalier. La carte restaurant ne permet pas ce dépassement ce qui refroidit les commerçants et restaurateurs.

La carte est plus encadrée que la version papier

Effectivement, l’utilisation de la carte restaurant est plus restrictive que les titres-restaurant papier. Si les 19 € quotidiens ont été dépassé, il n’est plus possible d’utiliser la carte. Les salariés ne pourront plus donner des titres-restaurant à leurs amis ou leur famille. De fait, cumuler plusieurs titres-restaurant pour régler une note de restaurant par exemple n’est plus possible avec la version 2.0.

Les titres-restaurant, qu’ils soient en version papier ou digitale sont tout de même un réel avantage pour les employeurs grâce aux réductions des cotisations sociales et aux exonérations fiscales qu’ils procurent. Pour les salariés, cela leur permettra de pouvoir se restaurer plus facilement si l’entreprise ne dispose pas de lieu dédié à la restauration.

La qualité de vie au travail : facteur clé de succès

Bien loin est le temps où le travail était considéré comme une corvée quotidienne. Depuis quelques années, les esprits et les mentalités ont évolué pour faire du travail un lieu chaleureux où il fait bon vivre. Les managers ont adapté leurs méthodes de management afin de répondre à une demande croissante des salariés et de l’État avec la loi Rebsamen. Mais qu’est-ce-que vraiment la qualité de vie au travail et quelles sont les attentes des salariés ?

La QVT : une notion américaine

C’est à la fin des années 60 que le terme américain « quality of work life » est employé pour la première fois. C’est Irving Bluestone, employé chez General Motors qui a mis en place des actions afin d’évaluer le niveau de bien-être des salariés pour augmenter leur productivité.

Ce n’est que douze ans plus tard que se tient la première conférence internationale sur la qualité de vie. C’est ainsi qu’une première définition de la qualité de vie au travail prend forme autour de quatre aspects :

  • l’intégrité physique ;
  • l’intégrité psychique ;
  • le développement du dialogue social ;
  • l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Le terme « qualité de vie au travail » n’a fait son apparition en France que durant les années 2000. Mais c’est en 2007 que l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT) a redéfini la QVT avec non plus quatre, mais six facteurs :

  • les relations sociales et de travail ;
  • le contenu du travail ;
  • l’environnement physique du travail ;
  • l’organisation du travail ;
  • la réalisation et le développement professionnel ;
  • l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Au fil des ans, la qualité de vie au travail a pris de plus en plus d’ampleur pour finalement devenir un facteur clé de la marque-employeur.

La QVT : premier facteur de la marque-employeur ?

Une étude de 2017 menée par l’agence d’intérim Adecco a soulevé que plus de 60 % des millennials estiment que la QVT est plus importante que le salaire. Il apparaît donc incontournable aujourd’hui de proposer à ses salariés une ambiance au travail sereine.

De ce fait, de plus en plus d’entreprises mettent en place diverses actions afin de développer une culture d’entreprise basée sur le bien-être au travail. Allant des cours de sport offerts par l’employeur à une responsabilisation des salariés, l’entreprise traditionnelle connaît une grande mutation pour développer sa marque-employeur et son taux de candidature.

La qualité de vie au travail : notion plus large que l’aménagement de l’entreprise

Souvent, par QVT, les employeurs entendent télétravail, horaires aménagés, cours de sport etc. Cependant, la notion de qualité de vie au travail reprend un champ d’action beaucoup plus large. En effet, aménager votre entreprise telle une start-up est une première étape, mais il faut repenser la méthode de management. Un management trop strict ou trop paternaliste entraînera une pression contraire à vos objectifs.

Un des piliers de la QVT est de mettre en place une organisation plus souple et de confier à vos employés plus de responsabilités. De plus, votre rôle est également d’instaurer un climat de travail sain et bienveillant.

QVT n’est pas synonyme de bonheur au travail

Le terme bonheur au travail est régulièrement utilisé par les entreprises. Toutefois, si l’employeur est dorénavant responsable du bien-être au travail de ses équipes, il n’est en aucun cas tenu de s’assurer du bonheur de ses employés. Le bonheur est lié à la vie personnelle du salarié donc est en dehors du champ d’action de l’employeur.

Comment mettre en place une démarche de QVT ?

L’étape numéro 1 pour mettre une place une vraie démarche de QVY est d’être à l’écoute des besoins de vos équipes. C’est un travail quotidien qui va nécessiter une vigilance permanente de votre part.

Écoutez les besoins et suggestions de vos salariés

Un style de management participatif est approprié pour intégrer vos salariés au coeur même de l’entreprise. Ainsi, ils seront plus sereins et se sentiront valorisés. Vos salariés sont là pour vous accompagner dans la réalisation de vos objectifs. Leurs idées et suggestions ont souvent une réelle valeur ajoutée pour vous et les objectifs mis en place. De plus, les employés écoutés sont souvent plus épanouis dans leur travail.

Adaptez l’environnement de travail

Qui a envie de travailler dans une entreprise impersonnelle et sans âme ? Personne !
Décorez les locaux de votre entreprise, misez sur un bon éclairage naturel ou à défaut avec de la lumière. Proposez à vos salariés de bons bureaux et matériels informatiques etc. Un lieu de travail chaleureux participe à la dynamique de votre entreprise.

Mais l’environnement au travail n’est pas que l’aspect visuel de l’entreprise. Il est également nécessaire de penser à l’environnement de travail dans sa globalité. Effectivement, proposer des plans de formations, des plans de carrière, avoir une vision sur le long-terme et être disponible lorsque vos salariés vous sollicitent est un marqueur clair de votre volonté de prendre soin de vos équipes.

Le travail en lui même est primordial

Vous connaissez certainement le burn-out, mais connaissez-vous le bore-out ? Ce nouveau terme, de plus en plus employé signifie que votre salarié s’ennuie au travail. Peut être parce qu’il ne dispose pas assez de tâches mais également parce que les missions qui lui sont confiées ne lui demandent aucune réflexion. L’ennui au travail, au même titre que le burn-out, est un grand fléau pour vous et votre entreprise. Démotivation, mal-être voire dépression, les missions confiées à vos collaborateurs doivent être porteuses de sens.

Conférer plus d’autonomie à vos salariés a de grandes chances de relancer leur productivité. En effet, en travaillant de façon moins contrôlée et plus libre, l’envie de produire un travail plus qualitatif va croître.

Même si la mise en place d’une démarche de qualité de vie au travail paraît chronophage et complexe, vous en retirerez de nombreux bénéfices. Finalement, voir ses salariés heureux de venir travailler dans votre entreprise va également vous procurer un vrai bien-être. Tentez, et vous verrez !