Réintérnaliser sa paie pour garder le contrôle

Jusqu’à présent, l’externalisation de la paie avait le vent en poupe. En effet, deux entreprises sur trois avaient confié cette mission à des cabinets comptables ou des entreprises spécialisées. Néanmoins, avec 1 salarié sur 3 qui a déjà constaté une erreur sur son bulletin, les TPE et PME commencent à reprendre la main et décident de réinternaliser la paie.

Les 8 questions de l’internalisation de la paie

Le choix du logiciel

Le secteur d’activité de la paie subit de nombreux bouleversements. De ce fait, qu’il soit en SaaS ou en « on premise », le logiciel de paie doit impérativement intégrer les dernières modifications légales, et conventionnelles. De plus, la gestion de la paie est différentes pour chaque entreprise. C’est pourquoi le logiciel de paie doit être paramétré spécifiquement pour votre entreprise afin que vos accords et usages soient directement intégrés dans la solution paie.

La protection des données des salariés

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur partout en Europe. C’est pourquoi il est devenu impératif de protéger les données de tous les collaborateurs. Le logiciel de paie doit donc posséder un espace de stockage sécurisé et l’accès aux données doit être simple pour procéder aux sauvegardes.

Les fonctionnalités du logiciel de paie

Avant toute chose, le logiciel de paie doit être intuitif et ergonomique. Le but principal de la réinternalisation de la paie est de gérer soi-même les paies de ses collaborateurs. De ce fait, il est nécessaire que le logiciel puisse permettre une gestion de la paie intuitive et flexible pour réduire le temps de formation à la solution paie et de réaliser plus simplement les paies.

Faut-il des fonctionnalités RH ?

La paie et les ressources humaines vont généralement de pair. Effectivement, la gestion des absences, des heures supplémentaires, des RTT et des congés sont directement impactées dans la paie. Il devient donc nécessaire de retrouver au sein de la solution paie, certaines fonctionnalités RH pour directement pouvoir saisir les informations dans le bulletin de paie.

Pour répondre à cette demande, il existe deux solutions :

  • Saisie des éléments variables par les RH

Le collaborateur fait par exemple une demande de congés à son service RH. Celui-ci, après acceptation de la demande renseigne le nombre de jours de congé dans le logiciel de paie.

  • Solution collaborative

Chaque collaborateur possède un espace personnel sur le logiciel de paie. Le salarié fait une demande de congés directement depuis son espace. Après acceptation de l’absence par le service RH, les congés sont automatiquement reportés sur le bulletin de paie.

Exporter les données

La solution paie doit permettre des exports de données (comptables, bancaires …) pour deux raisons. La première, purement paie, est que les données comptables doivent parvenir au cabinet afin de renseigner les dépenses dans les comptes afférents, de même, pour pouvoir verser les salaires des collaborateurs, il est indispensable que le logiciel de paie prévoie un export SEPA.

Dans une autre mesure, les professionnels des ressources humaines analysent de plus en plus les données de leur entreprise. Cela permet de recueillir un maximum de données pour, par exemple, procéder à une meilleure gestion des compétences ou des formations. L’analyse de données est bénéfique pour les entreprises qui souhaitent anticiper certaines évolutions telles que l’évolution de la masse salariale, ou repenser la stratégie RH.

L’accompagnement personnalisé

Internaliser la paie d’une entreprise ne veut pas dire que la personne chargée de la réalisation des paies sera seule face aux difficultés rencontrées. Avant de choisir votre solution paie, veillez à ce que l’entreprise prévoit une équipe dédiée pour vous accompagner au quotidien.

NewDeal : la solution paie faite pour vous

NewDeal est une solution paie en SaaS entièrement digitale et collaborative. Avec son équipe paie, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé au quotidien pour vous aider en cas de difficulté. De plus, les collaborateurs saisissent eux-mêmes leurs absences pour diminuer le nombre de tâches chronophages des administrateurs. Avec l’aperçu du bulletin en temps réel, vous, comme vos collaborateurs pouvez anticiper les éventuelles erreurs et éviter de procéder à des régularisations mensuelles.

Le paramétrage réalisé spécifiquement pour votre entreprise vous permettra également de gérer la Paie en suivant les accords et usages de votre entreprise.

NewDeal, c’est une équipe de 15 personnes qui ont à coeur de vous proposer la meilleure solution de paie et RH possible. Avec une veille légale et conventionnelle quotidienne, choisir NewDeal c’est opter pour un logiciel à jour, ergonomique et flexible.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter ici.

Digitalisation & RH : comment NewDeal vous permet de mieux gérer la Paie ?

NewDeal attache une réelle importance à vos impressions. Grâce à vos feedbacks, nous avons créé, pour vous, des nouveautés en matière de Paie et de navigation.

Des nouveautés pour vous simplifier la gestion de la Paie

Demande de congés et justificatifs

Pour les congés événementiels comme par exemple un mariage ou un PACS, chaque collaborateur peut maintenant uploader un justificatif directement sur son espace en ligne. Cela évitera les fichiers joints par mail et de perdre du temps à renseigner les informations dans votre espace. Cette nouvelle fonctionnalité permet d’optimiser la communication interne entre collaborateur et admin et vous fera également gagner du temps pour renseigner les congés de votre salarié dans sa fiche de paie.

Ajustement des compteurs de CP & RTT

Notre équipe technique a également développé un système d’édition des compteurs de congés payés. En effet, dans le cas où vous souhaitez modifier les compteurs CP ou RTT de vos collaborateurs, vous pouvez dorénavant aisément le faire. Nous avons décidé de mettre en place cette nouveauté afin de vous faciliter la gestion des CP et RTT en cas, par exemple de report RTT d’une année sur l’autre.

Mutuelle, Pack Enfant

Certains contrats de mutuelle prévoient un pack enfant. Cela signifie que peu importe le nombre d’enfants à charge, le prix sera exactement le même. Si votre mutuelle prévoit cet avantage, vous pouvez, dans les « paramètres entreprise », cocher la case « pack enfant ». Le calcul se fera ainsi, automatiquement dans le bulletin de salaire.

Clôture de paie

Pour ne pas bloquer votre DNS mensuelle, nous avons développé un système de clôture de paie automatique tous les 10 du mois. De ce fait, à J-5 et J-2, si vous n’avez pas clôturé la paie, vous recevrez une notification vous informant de la clôture automatique. Ce nouveau système de clôture automatique permettra de générer la DSN en temps et en heure.

Naviguez d’un bulletin à un autre

En tant qu’administrateur vous pouvez désormais passer d’un bulletin à un autre directement depuis la visualisation. Cette nouveauté va vous permettre de naviguer plus facilement à travers les bulletins de vos collaborateurs et donc de gagner du temps.

Le collaborateur pourra également, depuis son espace, passer d’un bulletin à un autre depuis la visualisation.

navigation bulletin

Notre produit vous intéresse ? N’hésitez pas à demander plus d’informations ici.

newdeal

Avance sur salaire, acompte, comment ça fonctionne ?

Il n’est pas rare qu’au cours de la vie d’un salarié, celui-ci vous demande un acompte ou une avance sur salaire. En tant qu’employeur, vous pouvez avancer tout ou partie du salaire de votre salarié. Toutefois, il est important de bien différencier l’avance et l’acompte. De plus, si un de vos collaborateurs vous demande un acompte ou une avance, êtes-vous dans l’obligation d’accepter cette requête ?

Avance et acompte : une différence à prendre en compte

Souvent l’avance et l’acompte sur salaire font l’objet de confusion, voire sont considérés comme étant des synonymes. Or, ce n’est pas le cas. Il existe bel et bien une différence entre l’acompte et l’avance sur salaire.

Avance sur salaire : un mini prêt

L’avance sur salaire est le fait de prêter une somme d’argent au salarié, que celui-ci devra rembourser à l’employeur. Finalement, l’avance sur salaire est une partie du salaire versé en amont, pour un travail que le salarié n’a pas encore effectué.

Par exemple, vous avez pour habitude de verser le salaire de vos employés en fin de mois, soit le 30 M. Aux alentours du 5 du mois M+1, votre salarié vous demande une avance sur salaire représentant la moitié de son salaire. Vous allez donc lui avancer une somme d’argent que le salarié n’a pas encore gagné puisqu’il reste trois semaines avant la fin du mois.

L’avance sur salaire est donc un paiement anticipé de tout ou partie du salaire pour un travail que le salarié n’a pas encore effectué.

L’avance sur salaire est un montant libre, qui peut être versé par virement bancaire, espèces ou chèque. Il est toutefois conseillé de préciser le montant de l’avance et de faire signer à votre salarié les modalités de remboursement prévues à cet effet. Ce document devra être édité et signé en deux exemplaires.

Acompte

Acompte sur salaire : payer un travail déjà effectué

À la différence de l’avance sur salaire, l’acompte correspond au paiement par avance d’une partie du salaire correspondant au travail déjà effectué par le salarié. De ce fait, l’acompte ne doit pas dépasser la rémunération que le salarié a acquise en échange de son travail.

Reprenons l’exemple du versement des salaires en fin de mois : le 30 M. Le 17 du mois, votre salarié vous demande un acompte. Ce dernier correspondra à la rémunération perçue entre le 1er (ou le 31 du mois M) et le 17 du mois M+1.

L’acompte ne peut donc pas dépasser le montant de la rémunération de base de votre salarié. Si tel est le cas, ce dernier sera requalifié d’avance sur salaire.

Avances acomptes

Source

Suis-je dans l’obligation d’accepter la demande de mon salarié ?

Une fois encore, entre l’avance et l’acompte, il existe une différence en matière d’acceptation ou non.

Avance sur salaire

Comme l’avance correspond à un montant payé en avance d’un travail pas encore effectué, vous avez le choix d’accepter ou de refuser la demande de votre salarié. Il est tout de même nécessaire d’analyser les avantages et les inconvénients de votre réponse.

Dans le cas où vous décidez d’accepter, il est important de prendre en compte que si votre salarié quitte votre entreprise plus tôt que prévu, vous pouvez éventuellement vous exposer à des difficultés pour vous faire rembourser la somme empruntée. D’un autre côté, accepter la demande du salarié va lui démontrer que vous lui faites confiance, et donc va augmenter son sentiment d’appartenance au sein de votre entreprise, donc, en toute logique, sa motivation.

Dans le cas où vous refusez d’accéder à la requête de votre salarié, celui-ci pourrait mal le prendre et décider de diminuer sa productivité, voire de quitter votre entreprise. À contrario, si vous expliquez les raisons de votre refus à votre salarié, il sera plus facile de conserver une relation de confiance avec votre collaborateur. Sachez tout de même qu’en cas de refus, vous n’encourez aucune sanction.

Acompte sur salaire

Si votre salarié vous formule une demande d’acompte sur salaire, vous êtes dans l’obligation de lui donner une réponse favorable. En effet, comme l’acompte représente un paiement anticipé d’un travail déjà fourni, vous ne pouvez refuser sa demande. Attention toutefois, l’acompte doit représenter au minimum 15 jours de travail accompli.

L’article L 3242-1 du Code du Travail précise que « le paiement de la rémunération est effectué une fois par mois. Un acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle, est versé au salarié qui en fait la demande. »

Toutefois, il existe certains cas dans lesquels vous pouvez refuser les demandes d’acomptes :

  • les travailleurs à domiciles ;
  • les intermittents ;
  • les travailleurs saisonniers ;
  • les travailleurs temporaires.

Gérer un acompte dans NewDeal

Acompte sur salaire

Côté collaborateur

Dans votre espace collaborateur, cliquez sur « faire une demande »

faire_demande

Une fenêtre apparaît. Choisissez ensuite « acompte » et validez.

demande_acompte

Renseignez ensuite, le jour de la demande, le montant souhaité et le motif.

acompte

Côté admin

Une fois validé, vous recevrez une notification dans votre espace admin. Vous pouvez ainsi, répondre favorablement à la demande de votre salarié !

Recruter un salarié : combien ça coute ?

Le recrutement d’un salarié nécessite un coût non négligeable pour l’employeur. Souvent, quand un chef d’entreprise pense à recruter un salarié, ce dernier pense au salaire et aux charges patronales. Néanmoins, l’embauche d’un nouveau collaborateur doit aussi passer par le processus de recrutement et l’onboarding. Loin d’être évident, le calcul du coût du recrutement d’un salarié englobe le coût direct mais également indirect. Ensemble, décryptons le coût du recrutement d’un nouveau collaborateur.

Le recrutement : un budget souvent sous estimé

Quand un chef d’entreprise décide de recruter un nouveau collaborateur, il s’expose à des dépenses plus ou moins prévues. En effet, le processus de recrutement peut varier de quelques jours à  plusieurs mois si vous n’arrivez pas à trouver votre perle rare. L’évaluation du coût de recrutement paraît en général secondaire puisqu’il n’est pas directement lié à la productivité de l’entreprise. Les fonctions supports telles que la RH ou la comptabilité sont trop souvent écartées des coûts globaux de l’entreprise, quitte à mal évaluer les dépenses de certaines actions.

Or, dans le contexte économique actuel, il est devenu indispensable d’évaluer concrètement le budget de recrutement d’un salarié. De plus, pour des postes à responsabilités, les recruteurs préfèrent prendre leur temps et être sûr de la viabilité du nouveau collaborateur quitte à dépasser les budgets voire ne pas les prendre en compte.

Le coût du processus de recrutement

Pour mettre en place et réaliser le processus de recrutement, les services RH vont devoir mettre en place certaines actions telles que :

  • La préparation du recrutement suite à l’analyse du besoin
  • La réalisation et définition du profil candidat
  • La rédaction de l’offre l’emploi
  • Le choix du canal de distribution et la diffusion de l’annonce
  • La réception, l’étude et le tri des candidatures
  • L’envoi des réponses négatives et les invitations à un entretien d’embauche
  • L’organisation et le déroulement des entretiens
  • L’analyse des différents candidats retenus
  • Le choix du candidat
  • L’information au candidat retenu

Le déroulement de tout ce processus nécessite de la main d’oeuvre et du temps passé pour la réalisation de chacune de ces tâches. Pour calculer le coût exact du processus de recrutement, il va vous falloir prendre en compte, le salaire chargé de votre RH au prorata du temps passé, plus les cotisations patronales afférentes.

Si vous avez décidé de faire appel à un cabinet de recrutement, le coût du cabinet devra être pris en charge. L’avantage de cette méthode est la garantie de continuer le recrutement, si le collaborateur recruté ne vous convient pas. Le coût est généralement calculé en pourcentage du salaire annuel proposé au futur collaborateur, dans une fourchette pouvant aller de 10 à 20 % (Pour un salaire de 50 K€, les honoraires du cabinet de recrutement peuvent aller de 5 000€ à 10 000€).

Coût de recrutement

L’onboarding : des moyens humains pour fidéliser le collaborateur

Une fois que vous avez choisi le collaborateur qui travaillera avec vous, de nouveaux coûts entre en compte :

  • La rédaction du contrat de travail
  • La prise de rendez-vous pour la visite médicale si le délai de 5 ou 3 ans est passé
  • La préparation et l’organisation du poste de travail (achat de matériel informatique et fournitures de bureau)
  • Le parcours d’intégration du salarié
  • La formation du salarié
  • L’attente avant que le salarié soit rentable pour l’entreprise
  • L’attente entre le départ et l’arrivée du nouveau collaborateur si tel est le cas

Selon le Gereso, cabinet spécialisé dans les études RH, le coût estimé du processus de recrutement et de la phase d’intégration représente entre 15 et 25 % du salaire brut annuel de votre nouveau collaborateur.

L’erreur de recrutement impose un coût en plus

Si vous vous rendez compte que le salarié sélectionné ne fait pas l’affaire ou s’il décide de rompre sa période d’essai, cela ajoute un coût imprévu dans le budget alloué au recrutement :

  • La procédure de rupture de contrat : entretien, lettre de licenciement etc.
  • La réalisation des document administratifs tels le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l’attestation pôle emploi
  • La perte de productivité de l’entreprise due à la formation du collaborateur : ce coût est évalué au minimum à 1,5 fois le salaire chargé du salarié.
  • Le coût d’un nouveau processus de recrutement

Il est à noter qu’une erreur de recrutement nécessite un budget très élevé pour les entreprises. En effet, si l’on prend l’exemple d’un salarié ayant un salaire brut de 2 500 € mensuel. Au bout de deux mois, il décide ou vous décidez de rompre sa période d’essai. Le coût de recrutement et d’intégration est évalué ici à 6 000 € (30 000 € annuel x 20 % le taux moyen du processus de recrutement et de la phase d’intégration).

Pendant sa période d’essai, le salarié a touché un total de 5 000 € brut. En ajoutant les charges patronales d’environ 36 % cela fait un total de 6800 €. Il faut également prendre en compte budget dédié à l’installation d’un poste de travail, ce montant monte environ à 9 000 €.

La perte de productivité de l’entreprise due à la récente embauche du salarié est estimé à 1,5 fois le salaire chargé, soit (2 500€ x 1,5) x 2 = 7 500 €.

Vous l’aurez compris. Une erreur de recrutement peut s’élever à plus de 16 000 € sans compter la réalisation de tous les documents administratifs.

La pratique de la cooptation est de plus en plus sollicitée par les entreprises en quête de talents. Il s’agit d’un mode de recrutement consistant à recruter une personne recommandée et appartenant au réseau d’un de vos collaborateurs ou d’un de vos contacts professionnels. Cette méthode permet très souvent d’accélérer le processus de recrutement tout en le fiabilisant et donc de faire des économies. Certaines entreprises, dans un contexte de marché de l’emploi très tendu, indemnisent même leurs collaborateurs participant activement à la cooptation et faisant jouer leur réseau pour attirer de nouveaux salariés.

Coût du recrutement d'un salarié

Après le recrutement, le salaire

Si vous avez recruté votre jeune talent et que chacune des parties a décidé de poursuivre le contrat, votre investissement de départ semble porter ses fruits. Dorénavant, le salaire que vous versez à votre salarié nécessite des cotisations patronales de votre part.

Votre salarié touche un salaire brut auquel sont déduit en moyenne 22 % de cotisation salariales pour indiquer le salaire net. Néanmoins, vous ne versez pas uniquement le salaire brut, puisque les cotisations patronales varient entre 25 % et 40 %.

De ce fait, selon l’estimateur de l’URSSAF, pour un salaire brut de 2 500 €, chaque mois, votre salarié vous coutera 3 401 €.

NewDeal vous permet de voir le coût de vos salariés directement sur le bulletin afin que vous puissiez fluidifier la gestion de votre entreprise. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’expert.

Office Manager : un métier qui ne cesse d’évoluer

Aujourd’hui nous allons laisser la parole aux équipes d’office manager de Kavalry. Cette start-up spécialisé dans l’office management à la demande nous livre les bénéfices d’avoir un Office Manager en entreprise ! En effet, qui de mieux que des spécialistes en la matière pour vous parler d’un nouveau métier qui ne cesse de prendre de l’ampleur ?

L’Office Manager : un nouveau métier

Nous sommes entrés dans une ère où le nombre de startups et PME ne cesse d’augmenter. La concurrence est rude sur certains marchés, poussant les dirigeants à devoir se consacrer à 100 % sur leur business et stratégies d’entreprise. Un manque de temps important pour les dirigeants pour gérer l’administratif et la vie de bureau se fait ressentir.

C’est pour combler ce besoin qu’est né un nouveau métier : l’Office Manager !

En effet, de plus en plus demandé par les petites et moyennes structures, l’OM est une solution intéressante pour répondre aux besoins des dirigeants et leur permet ainsi un gain de temps non négligeable.

Apparu il y a une dizaine d’années en France, l’Office Manager est devenu un véritable couteau suisse de l’entreprise et possède différents noms : on le nomme parfois bras droit du dirigeant voire super assistant !

Avec pour objectif principal de libérer du temps pour le dirigeant de l’entreprise, l’Office Management est un métier qui couvre en réalité de multiples fonctions. L’OM est amené à exercer des missions indispensables pour le bon fonctionnement et la santé financière de l’entreprise : les missions administratives, de la gestion de la facturation des clients jusqu’au métier de RH comme gérer les notes de frais, suivi de congé représentent la plus grande partie du travail de l’OM.

L’Office Manager : métier indispensable aujourd’hui

En parallèle, et ce depuis quelques années, le bien-être au travail est devenu un enjeu majeur de la stratégie d’entreprise. L’Office Manager peut être amené à gérer la vie de bureau et d’équipe de l’entreprise comme organiser des événements internes et externes, gérer les prestataires et les commandes de fournitures de bureau. Des missions diverses et variées qui rendent ce métier palpitant et évolutif chaque jour, impossible de s’ennuyer en étant OM !

Véritable bras droit de la Direction Générale, l’Office Manager doit être polyvalent, organisé et avoir une forte capacité d’adaptation pour devenir un acteur incontournable de la coordination de l’entreprise. De plus, avec l’explosion des outils numériques, l’Office Manager doit être capable de s’adapter et d’utiliser ces différents outils pour tirer le meilleur profit de son précieux temps.

Pour devenir Office Manager, pas de formation particulière ! Ce métier est à la portée de tous et a pour objectif de gérer des tâches importantes tout en gardant la tête froide.

Kavalry : La solution d’OM pour votre entreprise

Kavalry est un nouvel acteur dans le secteur et créateur de l’office management à la demande. Fondée sur un concept atypique de Kavaliers missionnés chez les clients pour des missions de courtes et longues durées, l’entreprise a créé sa propre academy pour former la nouvelle génération d’Office Manager !

Kavalry

Vous l’aurez bien compris, l’Office Manager est un métier très diversifié où vous n’aurez pas le temps de vous ennuyer !

Quand l’URSSAF pousse le contrôle jusqu’aux limites de votre imagination

L’objet d’un contrôle Urssaf est de s’assurer que le cotisant s’acquitte des sommes dues au titre des cotisations de sécurité sociale, d’allocations familiales et de cotisations chômage. Le résultat peut être favorable à l’organisme mais également à l’employeur en cas de trop versé. La grande majorité de ces contrôles est réalisée de manière aléatoire, totalement juste et équitable. Cependant, les textes régissant les cotisations sociales peuvent donner lieu à interprétations… parfois surprenantes ! Morceaux choisis.

L'Urssaf

Quand des clients bien élevés peuvent vous porter préjudice

Dans un café concert breton, l’employeur s’est vu réclamé la somme de 9 000 € parce que des clients débarrassaient leur table, ceci ayant été qualifié de travail dissimulé.

Si l’on regarde de plus près ce cas, deux versions s’opposent :

  • Pour l’Urssaf, dont les agents effectuaient un contrôle « surprise », une personne a répété cette action plusieurs fois dans la soirée, sans être déclarée en tant que salarié,
  • Pour les dirigeants, il s’agit d’une cliente habituée et de très nombreux clients débarrassent leur table dans cet établissement où règne la convivialité.

Nous ne chercherons pas ici à savoir qui a raison mais ce cas, même s’il est isolé, peut tout de même interpeller !

Prendre soin de vos salariés peut vous coûter cher

L’entreprise Adidas a mis à disposition de ses salariés de Paris et Strasbourg une salle de sport, un service de conciergerie et des séances de massage.

Quand la qualité de vie au travail est au centre de toutes les préoccupations des directions des ressources humaines, on se dit que ceci est un vrai plus pour les salariés de cette grande marque, leur permettant notamment d’améliorer leur bien-être.

Et bien quand vous vous voyez une décision bénéfique de cet employeur, l’Urssaf, elle, voit un avantage un nature… Et qui dit avantage en nature, dit cotisations sociales.

Petite explication : Pour l’Urssaf, si un employeur accorde à ses salariés un bien ou un service gratuit ou pour une somme modique, cela constitue un avantage en nature qui doit être soumis à cotisations sociales. En effet, le bien qui vous est offert ou le service qui vous est accordé vous aurez coûté une certaine somme si vous aviez dû vous le procurer vous même. Par conséquent, cela représente un salaire non pas en espèce (en argent) mais en nature, qui doit être soumis à cotisations au même titre que votre salaire de base, vos heures supplémentaires, vos primes…

Au regard de la législation en vigueur, cette décision n’est en soi pas si surprenante. Mais Adidas conteste la décision est considère que « il est de notre responsabilité d’employeur de favoriser la qualité de vie au travail, au même titre que de créer les conditions d’une performance durable, individuelle et collective ».

À ce jour, Adidas a attaqué les différents chefs de redressement devant le Tribunal Administratif et l’affaire est toujours en cours.

Le bénévolat et l’entraide familiale… très limités !

Rappel du cadre légal

Pour l’Urssaf, il y a bénévolat si :

  • aucune contrepartie financière n’est versée,
  • il n’y a pas aucun lien de subordination.

Il est réservé aux associations sans but lucratif et les entreprises ne peuvent y avoir recours.

De même, l’entraide familiale est une aide apportée dans le cadre familial, nécessairement exercée de manière occasionnelle et spontanée, sans rémunération ni lien de subordination ici aussi. L’activité doit correspondre aux obligations familiales courantes et ne pas aller au-delà. En aucun cas, le poste occupé ne doit être indispensable au fonctionnement normal de l’entreprise. Elle est limitée à un ascendant ou un descendant direct et n’est pas tolérée dans les activités à but lucratif, sauf circonstances très exceptionnelles.

Lorsqu’une association a recours au bénévolat ou une entreprise à l’entraide familiale, c’est très souvent en toute bonne foi et sans volonté de contourner la Loi… Mais l’Urssaf n’est pas toujours de cet avis !

Association et avantages accordés aux bénévoles

Lors de manifestations, les associations ont régulièrement recours à des bénévoles. À cette occasion, tout le monde s’investit pour que la fête soit réussie et l’association offre généralement le repas et les boissons pour se désaltérer.

Mais pour L’Urssaf, le fait pour une association d’offrir à ses bénévoles des repas, des boissons ou des billets d’entrée (dans le domaine du spectacle) peut constituer un don en nature assimilé à du salariat. Il existe une parade pour les repas des bénévoles : le chèque-repas bénévole d’un montant maximum de 5,80 €.

Les contours flous de l’entraide familial

Dans un restaurant, le chef d’entreprise est victime d’un infarctus et est transporté d’urgence à l’hôpital. Le même jour, l’Urssaf réalise un contrôle inopiné.

L’inspecteur constate que l’épouse du restaurateur, pour pallier l’absence de son mari et assurer le service du midi, travaille en salle. Ceci a été fait naturellement, dans des circonstances exceptionnelles.

Mais pour l’Urssaf, cela constitue non pas de l’entraide familiale mais du travail dissimulé

Toujours dans un restaurant, la gérante d’une brasserie de 65 ans se faisait aider exceptionnellement par son mari de 70 ans qui l’aidait à servir des verres lorsqu’elle avait un peu trop de monde. La société s’en sortait tout juste avec un bénéfice annuel de 700 € et la dirigeante ne pouvait pas se verser de salaire et donc encore moins embaucher. Bien entendu, l’Urssaf a établi le travail dissimulé et réclame 4000 € à l’entreprise, mais surtout, elle a demandé au mari s’il souhaitait demander des dommages et intérêts à « son employeur »…

Séminaire, Team Building… et cotisations sociales !

En tant qu’employeur, vous avez déjà organisé, ou vous y avez déjà songé, des séminaires, des réunions de travail, des voyages de stimulation, des séjours « Team Building ».

Ces manifestations permettent de renforcer l’esprit d’équipe, la culture d’entreprise et de manière générale l’investissement de vos collaborateurs.

Généralement, les dépenses liées à ces séjours constituent des frais d’entreprises, si tant est que les 3 critères suivants sont remplis :

  • caractère exceptionnel ;
  • intérêt de l’entreprise ;
  • frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur salarié ou assimilé.

Ces voyages doivent prévoir un programme de travail, le lien de subordination doit être maintenu, avec l’existence de sujétions.

Si ces critères ne sont pas remplis, les frais d’entreprise pourront être requalifiés en avantage en nature… et donc soumis à cotisations !

C’est la décision qui a été prise par l’URSSAF, et confirmée par la Cour de Cassation le 30 mars 2017, pour une entreprise qui avait organisé un séminaire de 4 jours à Budapest.

L’entreprise avait essayé de bien faire les choses en convoquant tous les salariés, en faisant signer des feuilles d’émargement, en prouvant que le séminaire était organisé dans l’intérêt de l’entreprise avec notamment la mise en avant de techniques de développement de la politique commerciale de la société.

Mais… sur ces 4 jours, une seule demi-journée était consacrée au travail, un jour au transport et donc 2 jours et demi aux loisirs et divertissements. De plus, certains conjoints avaient été conviés…

Les juges ont considéré que ces frais n’avaient pas été exposés pour des charges inhérentes aux fonctions des salariés, exercées dans l’intérêt de l’entreprise et ont donc été requalifiées en avantage en nature.

Quand l’Urssaf est condamnée pour… Travail dissimulé !

On connaît tous l’expression « c’est le cordonnier le plus mal chaussé », mais l’Urssaf de Rennes se serait bien passée de l’illustrer aussi bien.

Elle a été condamnée pour travail dissimulé suite au non paiement de 240 heures supplémentaires à une de ses salariés. Selon la décision des conseillers prud’homaux, ceci a été fait en toute conscience !

L’organisme de recouvrement a fait appel de cette décision…

Emmanuel Macron confie à NewDeal une mission de simplification de la Paie en France

Quel entrepreneur français n’a pas entendu parler de la gestion de la Paie et de sa complexité ? Trop souvent sujet d’angoisse pour les employeurs et les employés, les statistiques ne rassurent pas lorsque l’on sait que 80 % des bulletins de salaire sont réputés faux.
Tout cela est heureusement révolu, et notre gouvernement a acté que la production de la Paie des salariés est encore beaucoup trop complexe pour les entreprises.

Il y a quelques semaines, en marge des préparatifs de la réunion du G7 qui aura lieu fin août à Biarritz, le Président de la République rendait visite à notre startup NewDeal pour échanger autour de notre solution de paie en temps réel pour les TPE et PME.

2 heures de discussion et 1 café avec nos équipes ont suffi pour que NewDeal séduise Emmanuel Macron et ses équipes. Nous avons donc l’immense plaisir de vous annoncer que nous menons désormais une mission officielle de simplification de la Paie au nom du gouvernement français.

Un rapport stratégique : vers un NewDeal à la française ?

L’État français nous a demandé d’émettre un ensemble de recommandations permettant de simplifier la charge de travail mensuelle consacrée à la gestion de la paie. Un des points essentiels que nous avons abordé avec le gouvernement concerne la création juridique d’un cadre de travail évolutif afin que les employeurs puissent être capable de répondre de manière rapide et sécurisée aux nouvelles attentes des employés .

Nous avons gagné l’oreille du gouvernement grâce aux nombreux retours partagés par nos clients TPE et PME depuis le lancement de notre solution de simplification de la paie.

De Biarritz à Paris, pour un NewDeal national

Notre équipe en pleine croissance est ravie de pouvoir mettre notre expertise au service de la nation. Chacun de nos collaborateurs contribuera donc à l’élaboration de ce rapport, puisque chacun d’entre eux bénéficiera de 2 jours de temps de travail dédié à cette mission chaque mois.

Nos conclusions seront présentées en avant-première par le gouvernement lors de la réunion du G7 qui aura lieu à Biarritz du 24 au 26 août prochain.

Nous souhaitons remercier encore une fois le président de la République et l’ensemble du gouvernement pour cette marque de reconnaissance du travail engagé depuis 18 mois avec notre solution NewDeal. Apporter de la sérénité dans la relation Employeur-Employés est au coeur de notre projet.

Avec cette mission qui nous est confiée, nous espérons que la future loi NewDeal est en marche !

Et si je recrutais un apprenti ?

Le choix de recruter un apprenti relève souvent d’une volonté de participer à la formation des jeunes tout en répondant à un besoin de main d’oeuvre. Bien sûr l’apprenti n’est pas présent tous les jours mais son salaire est adapté ! Faisons le point.

Généralités

Âge de l’apprenti

Il est possible de conclure un contrat d’apprentissage entre 16 et 29 ans (révolus).

Certains publics peuvent entrer en apprentissage au-delà de 29 ans révolus :

  • les apprentis préparant un diplôme ou titre supérieur à celui obtenu,
  • les travailleurs handicapés,
  • les personnes ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise.

Nature et durée du contrat

Le contrat d’apprentissage est souvent conclu pour une durée déterminée (CDD) mais peut également être conclu pour une durée indéterminée (CDI).

La durée de l’apprentissage peut être :

  • au minimum de 6 mois
  • et au maximum de 4 ans.

Pour quel type de formation ?

Si l’idée reçue est que l’apprentissage concerne des formations de niveau CAP, BEP ou BAC, il est en fait ouvert à tous types de formation.

L’apprentissage permet de préparer :

  • un diplôme professionnel de l’enseignement secondaire : certificat d’aptitude professionnelle (CAP), baccalauréat professionnel, brevet professionnel, mention complémentaire, brevet des métiers d’art
  • un diplôme de l’enseignement supérieur : brevet de technicien supérieur (BTS), diplôme universitaire de technologie (DUT), licences professionnelles, diplômes d’ingénieur, d’école supérieure de commerce, etc.

Quelle rémunération ?

La rémunération est fonction de l’âge de l’apprenti mais également de son année d’étude.

Certaines conventions collectives peuvent prévoir des niveaux de rémunération plus élevés.

Exonérations de cotisations et Aides à l’embauche

Exonérations salariales

L’apprenti sera exonéré de cotisations salariales à hauteur de 79 % du SMIC, soit pour 2019 : 1 201,76 €. Si l’apprenti perçoit un salaire plus élevé, seul l’excédent sera soumis à cotisations.

Il reste toujours redevable des éventuelles cotisations de prévoyance et mutuelle s’il entre dans leur champ d’application.

Peu importe sa rémunération, il est exonéré en totalité de CSG et de CRDS.

Au niveau fiscal, il est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite d’un SMIC annuel, soit pour 2019 : 18 254,64 €.

Exonérations patronales

L’employeur bénéficie d’une réduction de cotisations patronales sur l’ensemble des cotisations Urssaf, retraite et chômage pour une rémunération inférieure ou égale au SMIC.

Au-delà, la réduction sera dégressive.

Aide à l’apprentissage

Au 1er janvier 2019, une nouvelle aide à été créée et remplace les anciens dispositifs :

  • l’aide TPE jeunes apprentis
  • la prime régionale à l’apprentissage pour les TPE
  • l’aide régionale au recrutement d’un apprenti supplémentaire
  • le crédit d’impôt apprentissage

Cette nouvelle aide unique est d’un montant de :

  • 1ère année du contrat d’apprentissage : 4125 € maximum
  • 2ème année du contrat d’apprentissage : 2000 € maximum
  • 3ème année : 1200 € maximum
  • 4ème année : 1200 € maximum

Pour bénéficier de cette aide, vous devez :

  • avoir moins de 250 salariés,
  • avoir conclu le contrat d’apprentissage après le 1er janvier 2019,
  • recruter des apprentis préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au bac.

Lorsque vous ajoutez un nouveau collaborateur sur NewDeal, il vous suffit de sélectionner le type de contrat dans la section « Contrat » : 

 

 

 

 

 

 

 

 

Toutes les nouveautés pour la Paie en 2019

Chaque année le mois de janvier est l’occasion de la mise à jour d’un certain nombre de données Paie, tels que la valeur du SMIC ou les taux de cotisations. Mais 2019 est une année très particulière marquée par de nombreux changements : mise en place du prélèvement à la source, fusion AGIRC/ARRCO, exonération des heures supplémentaires… Faisons le point ci-dessous.

Les éléments clés pour la Paie

Le SMIC horaire passe de 9,88 € à 10,03 € et le SMIC mensuel de 1 498,50 € à 1 521,22 €.

Le plafond mensuel de la sécurité sociale pour un salarié à temps plein est désormais de 3 377 € contre 3 311 € en 2018. Cette valeur sert notamment de seuil de déclenchement de certaines cotisations ou de variations de certains taux. Elle est aussi utilisée dans certains contrats de frais de santé pour le calcul de la cotisation mutuelle.

La limite d’exonération de la part employeur des titres restaurant est désormais de 5,52 € alors qu’elle était de 5,43 l’an passé.

D’autres valeurs sont modifiées à compter du 1er janvier 2019 : limites d’exonération des frais professionnels, barème d’évaluation forfaitaire des avantages en nature nourriture et logement, barème des saisies arrêt… Vous pouvez retrouver ces données sur le site de l’Urssaf ou sur le site du service public.

Le prélèvement à la source

Comme nous vous en parlons sur notre blog depuis plusieurs mois, et après quelques tumultes, le prélèvement à la source est enfin mis en place.

L’ensemble des bulletins de paie du mois de janvier feront apparaître le montant de la retenue à la source, selon le taux indiqué par les services des impôts. C’était déjà le cas sur NewDeal depuis octobre 2018 avec la mise en place d’un aperçu à disposition des employés de nos clients.

Les employeurs devront reverser ces sommes soit :

  • le 8 du mois suivant pour les entreprises de 50 salariés et plus
  • le 18 mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés
  • Le 18 du trimestre suivant pour les entreprises de moins de 11 salariés dont les cotisations Urssaf sont payées trimestriellement.

Rappel : Toutes les questions des salariés concernant le taux de prélèvement doivent être redirigées vers les services fiscaux. Vous ne pouvez en aucun cas modifier unilatéralement ce taux et avez l’obligation d’appliquer celui communiqué par la DGFIP.

La fusion AGIRC/ARRCO

Si cette réforme a été moins médiatisée que la précédente, elle n’en est pas moins importante.

En effet, le régime de retraite des cadres et des non cadres est désormais unifié. Il n’y a donc plus de différence dans l’acquisition des points de retraite que l’on soit cadre ou non.

Cela se traduit, pour les salariés, par des taux de cotisations uniformes, peu importe le statut.

Cette réforme a été l’occasion de modifier les taux de cotisations. Ils ont sensiblement augmenté pour les salariés non-cadres, afin de rééquilibrer les différences qui existaient jusqu’ici entre les deux statuts. De plus, certaines cotisations ont été supprimées et d’autres ont été crées.

A noter : les cadres conservent une cotisation statutaire, la cotisation APEC. Elle a pour objectif de financer l’association pour l’emploi des cadres.

L’exonération des heures supplémentaires et complémentaires

Initialement annoncée pour le mois de septembre 2019, cette mesure a été avancée au 1er janvier 2019 sur décision du Président de la République.

Une exonération des heures supplémentaires, mais de quoi parle-t-on exactement ?

A compter du 1er janvier 2019, les heures supplémentaires et complémentaires seront :

  • exonérées d’impôt sur le revenu et donc non soumises au prélèvement à la source,
  • exonérées de cotisations sociales salariales,
  • Mais soumises à CSG/CRDS au taux de 9,70 %.

La réduction générale des cotisations

De nombreux employeurs étaient concernés jusqu’alors par une réduction de cotisations patronales, habituellement appelée la Réduction Fillon. Désormais, il va falloir s’habituer à l’appeler la réduction générale des cotisations.

Au-delà de son nom, c’est son champ qui est élargi pour cette nouvelle année. Jusqu’ici elle concernait uniquement les cotisations de sécurité sociale. A compter du 1er janvier, elle est élargie aux cotisations de retraite complémentaire et à compter du 1er octobre aux cotisations de chômage.

Mais concrètement, cela veut dire quoi ?

Pour un salarié au SMIC dans une entreprise d’au moins 20 salariés, la réduction de cotisations sera au 1er janvier de 433 €, et elle passera à 495 € au 1er octobre 2019.

A savoir : Plus le salaire est élevé, plus la réduction diminue et elle disparait lorsque la rémunération est au moins égale à 1,6 SMIC (2 433,95 € en 2019).

La suppression du CICE

Le Crédit Impôt Compétitivité Emploi a été supprimé au 31 décembre 2018. Il était égal à 6 % des salaires inférieurs à 2,5 SMIC.

Cette suppression a été compensée par une baisse de la cotisation patronale maladie (Sécurité Sociale).

Elle était jusqu’ici de 13 %. A compter du 1er janvier 2019, son taux passe à 7 % – soit une baisse de 6 % – pour les salariés dont la rémunération est inférieure à 2,5 SMIC.

Financièrement, c’est donc identique pour les employeurs, la réduction est simplement déplacé du plan fiscal vers le plan social.